Czy wiesz, co oznacza numer NIP i dlaczego jest ważny dla każdego przedsiębiorcy? Czy znasz zasady jego nadawania i ewentualnej zmiany? Jak sprawdzić, czy dany numer NIP jest prawidłowy i aktualny? Jeśli nie znasz odpowiedzi na te pytania, ten artykuł jest dla ciebie. W tym tekście wyjaśnimy ci, czym jest numer NIP i co oznaczają poszczególne cyfry. Opowiemy również, gdzie go uzyskać, zmienić i sprawdzić. Dowiesz się również, jakie są konsekwencje podawania nieaktualnego numeru NIP.
Czym dokładnie jest numer NIP?
Numer NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej jest dziesięciocyfrowym kodem, który służy do identyfikacji podatników płatników i inkasentów w Polsce. Obowiązuje od 1996 roku, kiedy to wprowadzono ustawę o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – ustawa z dnia 13 października 1995 roku. Numer ten nadawany jest w celu sprawniejszego pobierania od jego posiadacza należnych podatków. Dzięki niemu każda działalność gospodarcza jest klasyfikowana i rejestrowana. Jeśli konsument chce założyć działalność gospodarczą, musi posiadać numer NIP.
Co więcej, numer NIP do roku 2011 nadawany był zarówno działalnościom gospodarczym, jak i osobom fizycznym. Od tego czasu NIP zarezerwowany jest jedynie dla podmiotów gospodarczych. Osoby fizyczne identyfikowane są po numerze PESEL.
Numer Identyfikacji Podatkowej nadawany jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, odpowiedniego dla miejsca zarejestrowania i prowadzenia działalności gospodarczej. Nie można zatem otrzymać numeru NIP w dowolnym Urzędzie Skarbowym. Numer NIP jest konieczny do wystawiania faktur VAT, czy faktur proforma.
Wspomnieliśmy, że numer NIP składa się z 10 cyfr. Pierwsze trzy cyfry oznaczają kod US, w którym go nadano. Cyfry od czwartej do dziewiątej to cyfry losowe, natomiast ostatnia dziesiąta cyfra jest cyfrą kontrolną.
Kto musi posiadać numer NIP?
Informacje, które widnieją poniżej, pochodzą z rządowego serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy. Zatem według Biznes.gov.pl, NIP jest przeznaczony dla:
- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
- osób prawnych (fundacji, stowarzyszeń, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych) czy jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych), które na podstawie ustaw podatkowych są podatnikami,
- podatników podatku od towarów i usług,
- innych podmiotów niż osoby fizyczne, osoby prawne czy jednostki organizacyjne, które w świetle ustaw podatkowych są podatnikami (na przykład spółka cywilna w zakresie podatku od towarów i usług),
- płatników podatków,
- płatników składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne,
- wykonujących działalność nieewidencjonowaną.
Jeśli nie NIP, to co?
Jeszcze kilka lat temu, każdy podatnik musiał posiadać numer NIP. Obecnie urzędy skarbowe akceptują dwa typy identyfikatorów:
Numer NIP, który konieczny jest w przypadku płatników podatków prowadzących działalność gospodarczą. Dotyczy to jednoosobowej działalności gospodarczej, którą coraz częściej prowadzi się w celu podpisania umowy B2B. Ponadto konieczny jest zarówno przy prowadzeniu spółek cywilnych, jak i spółek z o.o., czy fundacji.
Drugim typem identyfikatora podatkowego jest numer PESEL. Numer PESEL obywatelom polskim nadawany jest tuż po urodzeniu. Nadawany jest w celu identyfikacji osób fizycznych. Numer PESEL zawiera datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz na końcu liczbę kontrolną. W przypadku obcokrajowców nadawany jest m.in. wraz z prawem pobytu stałego lub otrzymania statusu uchodźcy. Jeżeli nie posiadasz numeru NIP, przy zeznaniu podatkowym, w trakcie podpisywania umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej będziesz się posługiwał numerem PESEL.
Jak otrzymać numer NIP? Zasady nadawania
Aby otrzymać numer NIP, należy złożyć wniosek w Urzędzie Skarbowym. W tym celu konieczne jest wypełnienie formularza NIP-7. Jeśli jednak NIP potrzebny jest ci do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, jego wypełnienie będzie zbędne. Wystarcz, że złożysz wniosek do CEIDG. Jeszcze kilka lat temu musiałeś w tym celu udać się do Urzędu Miasta lub Gminy, obecnie wniosek możesz złożyć online tak jak przy kredycie przez Internet.
Wypełniając wniosek do CEIDG, jednocześnie załatwisz kilka niezbędnych spraw. Oprócz wpisu do ewidencji działalności gospodarczej uzyskasz numer REGON, zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także zgłoszenie podmiotu do urzędu skarbowego z jednoczesnym ustaleniem formy opodatkowania. We wniosku wpisujesz również numer konta bankowego. Przy jednoosobowej działalności może być to konto osobiste lub konto firmowe. Jednak zalecane jest otwarcie odrębnego konta firmowego.
Złożenie wniosku o nadanie numeru NIP, a także złożenie wniosku do CEIDG nie wiąże się z żadnymi opłatami. Konieczność wykonania płatności będzie miała miejsce, gdy będziesz potrzebował zaświadczenia o nadaniu NIP. W tym przypadku opłata skarbowa wynosi 21 złotych. Zaświadczenie o nadaniu numeru NIP może być potrzebne, gdy będziesz się starał o kredyt obrotowy dla swojej firmy, lub gdy przystąpisz do przetargu.
Czas oczekiwania na NIP
Ile należy czekać na nadanie numeru NIP? Numer NIP otrzymasz dość szybko. Przeważnie jego nadanie nie trwa więcej niż 3 dni robocze, licząc od dnia wpływu wniosku. Pamiętaj także o tym, że NIP osoby jest stały. Jeśli posiadasz NIP jako osoba fizyczna i założysz jednoosobową działalność gospodarczą, to twój NIP zostanie identyfikatorem twojej firmy.
Jak sprawdzić, czy dany numer NIP jest prawidłowy i aktualny?
Jeśli nie masz pewności co do poprawności swojego numeru NIP, możesz złożyć wniosek do swojego Urzędu Skarbowego. W przepisach jednak nie wyodrębniono, czy należy to zrobić osobiście, czy przykładowo listem poleconym. Trzecią opcją do wyboru, jest sprawdzenie numeru NIP drogą elektroniczną. Ministerstwo Finansów w 2015 roku wprowadziło usługę: Sprawdzanie statusu NIP. Dzięki niej możesz sprawdzić status prawny każdego numeru identyfikacji podatkowej. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i przedsiębiorców. Takie działania warto podjąć przed podpisaniem umowy, czy faktury VAT z kontrahentem.
Usługa Sprawdzenia statusu NIP dostępna jest na rządowej stronie internetowej podatki.gov.pl
Po wpisaniu w okienku numeru NIP, którym jesteś zainteresowany i kliknięciu „sprawdź” otrzymasz komunikat „numer poprawny” lub gdy numer będzie błędny, okienko z numerem zrobi się czerwone, a nad nim pojawi się komunikat „Niepoprawny Numer Identyfikacji Podatkowej”. W tym przypadku możesz również sprawdzić kontrahenta w spisie na stronie CEIDG, w zakładce „przeglądanie wpisów”.
Czy można zmienić Numer Identyfikacji Podatkowej?
Numer NIP jest stały i przypisany do osoby. Jeżeli osoba fizyczna zakłada działalność gospodarczą, jej indywidualny numer NIP przechodzi na firmę. Jedna osoba może prowadzić tylko jedną jednoosobową działalność gospodarczą, posiadać jeden wpis do CEIDG i jeden numer NIP.
Konsekwencje podawania nieprawidłowego numeru NIP
Błędny NIP np. na fakturze może skutkować np. problemami z naliczaniem podatku VAT. Praktycznie każdy zdaje sobie sprawę, że błędy mogą sporo kosztować. Szczególnie jeśli dotyczy to spraw związanych z podatkami. W przypadku błędu należy wykonać fakturę korygującą lub notę korygującą.