Z pewnością słyszałeś termin faktura proforma. Jeśli jednak nie prowadziłeś wcześniej działalności gospodarczej lub nie pracujesz w dziale handlowym, to możesz nie wiedzieć, czym dokładnie jest. Możliwe, że właśnie zacząłeś samozatrudnienie i poszukujesz sprawdzonych informacji na temat różnych form dokumentów księgowych. W tym artykule wyjaśnimy ci, czym jest faktura proforma i czym różni się od faktury VAT. Jak wygląda spłata podatku przy tego typu fakturach i w jakim celu jest wystawiana?
Co to jest faktura proforma?
Choć faktura proforma do złudzenia przypomina fakturę VAT, to jednak nie jest dokumentem księgowym. Tym samym nie może być wprowadzona do rejestru sprzedaży ani także nie może być ujęta w księdze przychodów i rozchodów. Jej rola jest nieco inna. Przedsiębiorcy korzystają z faktury proforma, gdy chcą przedstawić ją jako ofertę, tak jak jest zapisane w Kodeksie cywilnym:
„Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy”.
Stosuje się ja zatem w chwili, gdy przedsiębiorca chce zaprezentować ofertę, a w niej cenę, rodzaj towaru, produktu lub usługi, a także całkowity koszt zamówienia, który uwzględnia również zamawianą ilość. Z drugiej strony fakturę proforma stosuje się również, by strona kupująca była świadoma kosztów, co ułatwi terminową płatność. Kupujący jest poinformowany o kosztach i ma czas na przygotowanie się do terminowej spłaty. Złożenie przez niego podpisu na fakturze traktowane jest jako przyjęcie oferowanych warunków i tym samym traktowane jest jako zawarcie umowy. Niektórzy fakturę proforma traktują poniekąd jako wydłużenie terminu spłaty, tak jak ma to miejsce w przypadku płatności odroczonych dla konsumentów.
Jakie informacje należy wpisać na fakturze proforma?
Faktura proforma jest bardzo zbliżona do faktury VAT. Dlatego wielu przedsiębiorców miało wątpliwości, czy proforma nie powoduje skutków podatkowych. O tym jednak napiszemy poniżej. Co musi zawierać faktura proforma? Poniżej lista obowiązkowych elementów, które należy wpisać:
- Numer faktury oraz datę i miejsce jej wystawienia,
- Nazwy stron umowy lub imiona i nazwiska wraz z adresami i numerami NIP,
- Data wykonania usługi lub dostarczenia towaru,
- Oznaczenie towaru, produktu lub usługi,
- Jednostki miary towaru/ usługi (liczba, waga itd.),
- Cena jednostkowa netto,
- Wartość sprzedaży netto,
- Stawka podatku VAT,
- kwota podatku VAT,
- Wartość sprzedaży brutto (wyrażona słownie i kwotowo)
- Wszelkie opusty i rabaty,
- Termin płatności.
Musisz także pamiętać, aby faktura była odpowiednio podpisana. Musi z niej jasno wynikać, że nie jest to faktura VAT. Dlatego, pamiętaj, aby ją zatytułować: „Faktura pro forma” lub „Faktura proforma”. Obie formy uważa się za poprawne i stosuje się wymiennie.
Proforma a podatek
Sporo przedsiębiorców miało wątpliwości po ukazaniu się nowelizacji rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 roku zniesiono bowiem obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Obawy te dotyczyły zatem sytuacji, w której przedsiębiorca będzie musiał zapłacić podwójny podatek. Za pierwszym razem, gdy wystawi fakturę proforma, za drugim po wystawieniu faktycznego dokumentu sprzedaży, czyli F VAT.
Wątpliwości te rozwiało Ministerstwo Finansów. Na stronie internetowej Ministerstwa zamieszczono bowiem obszerny komentarz dotyczący tego rodzaju dokumentów. Poniżej część wyjaśnień:
„Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.
Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości, lub części należności przed dostawą, lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności — vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego)”.
Dzięki tym wyjaśnieniom mamy pewność, że proforma nie powoduje skutków podatkowych.
Faktura proforma a faktura VAT
Zanim przejdziemy do naświetlenia różnic pomiędzy fakturą VAT a proformą, warto wyjaśnić, czym dokładnie jest faktura VAT.
Faktura VAT jest dokumentem księgowym i służy do potwierdzenia zawarcia transakcji pomiędzy stronami widniejącymi na dokumencie. Wystawienie faktury VAT jest równoznaczne z obowiązkiem jej uregulowania, a także odprowadzeniem podatku przez stronę wystawiającą.
Ustanawiając termin płatności, zawsze należy zwrócić uwagę na możliwość jej realizacji. W wielu branżach wydłużenie terminu spłaty jest dość powszechne. Niestety takie rozwiązanie często jest niekorzystne dla wystawcy faktury. Długi okres oczekiwania na płatność może powodować trudności z utrzymaniem płynności finansowej przedsiębiorstwa. Bardzo często właśnie przez wydłużony czas spłaty faktury, przedsiębiorcy zmuszeni są do korzystania z kredytu obrotowego. Dzięki niemu są w stanie wypłacić wynagrodzenie pracownikom, opłacić podstawowe rachunki za media, czy zakupić niezbędne materiały, czy towary.
Jakie są zatem różnice pomiędzy fakturą VAT a fakturą proforma?
Pierwszą i najważniejszą różnica pomiędzy fakturą VAT i proforma, jest oczywiście to, że F VAT jest dokumentem księgowym, a proforma jest jedynie formą potwierdzenia oferty. Proforma pełni zatem funkcję informacyjno-handlową i nie powoduje konieczności uiszczania podatku. Dzięki fakturze proforma przedsiębiorca może porównać i zestawić ze sobą kilka propozycji nawiązania współpracy. Dopiero jej podpisanie przez obie strony i opłacenie nakłada na stronę sprzedającą konieczność odprowadzenia należnego podatku. Ponadto konieczne jest również jej zaksięgowanie w księgach rachunkowych. Różnicą z pewnością jest konieczność nazwania faktury proforma. W przypadku faktury VAT taki obowiązek został zniesiony.
Kiedy należy wystawić proformę?
Przepisy prawa nie uściślają, kiedy dokładnie należy wystawić fakturę proforma. Stąd można ją wystawić w dowolnym momencie. Ma to również związek, z tym że ten rodzaj faktury nie rodzi obowiązku podatkowego, ani prawnego. Jest raczej formą oferty handlowej, czy też przekazania informacji na temat skonstruowanej oferty. Proformę można opłacić gotówką lub przelewem na konto bankowe jej wystawcy. Niekiedy konieczne jest wykonanie przelewu natychmiastowego, tak by faktura była opłacona na czas.
Zobacz również: Przelew natychmiastowy – kiedy może być przydatny?
Czy osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej, może wystawić fakturę proforma?
Osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie może wystawiać ani faktur VAT, ani także faktur proforma. Osoby fizyczne mogą jedynie wystawiać rachunek. W świecie finansów i biznesu jest więcej takich podziałów. Stąd możemy spotkać się z kredytami konsumenckimi – przeznaczonymi jedynie dla osób fizycznych i kredytami dla podmiotów gospodarczych, np. kredytami inwestycyjnymi.
Podsumowanie
Faktura proforma jest formą oferty handlowej wystawianej przez sprzedawcę towaru, produktu lub usługi. Proforma nie jest dokumentem księgowym i jej wystawienie nie powoduje skutków podatkowych. W momencie podpisania i spłaty faktury proforma, konieczne jest wystawienie faktury VAT i odprowadzenia podatku.