Decyzja o założeniu swojej własnej firmy niesie za sobą serię pytań i niejasności. Nie da się ukryć, że jeśli jest to nasza pierwsza własna firma, to warto poszukać wsparcia. Takim wsparciem może być księgowa, która omówi nam wszystkie niuanse związane z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Są jednak takie tematy, na które możemy poszukać odpowiedzi na własną rękę. Jednym z nich jest właśnie konto firmowe. Czy jego posiadanie jest obowiązkowe? Czym się kierować przy zakładaniu konta firmowego? Odpowiadamy.
Czy konto firmowe jest konieczne?
Niezależnie od tego, czy zrobiłeś próbę i założyłeś działalność nierejestrowaną, czy wskakujesz na głęboką wodę, warto dowiedzieć się, jakie masz obowiązki jako przedsiębiorca. W pierwszej kolejności musisz złożyć wniosek do Centralnego Biura Ewidencji Gospodarczej. Obecnie nie musisz w tym celu udawać się do Urzędu Miasta lub Gminy. Wystarczy, że wniosek złożysz online tak jak przy pożyczce przez Internet. Do prowadzenia własnej działalności konieczne jest posiadanie numeru NIP. Jednak aktualnie nie musisz się o niego starać osobiście. Zostanie ci nadany, gdy złożysz wniosek do CEIDG tak jak i numer REGON. Jeśli posiadasz już numer NIP, wpisz, go we wniosku. Numer NIP nie zmienia się nawet po zamknięciu firmy. Jak widzisz, wiele niezbędnych dokumentów możesz załatwić teraz bez wychodzenia z domu.
Podobnie z rachunkiem bankowym. Konto w banku również możesz założyć online. Jeśli nie masz jeszcze rachunku firmowego i dopiero stawiasz pierwsze kroki w swojej działalności, jego założenie jest twoim wyborem. Ustawodawcy nie narzucają, czy też nie wymagają posiadania konta firmowego. Konto firmowe nie jest bowiem wymagane, gdy prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo. Mikroprzedsiębiorstwo oznacza, że w ciągu ostatnich dwóch lat obrotowych nie zatrudniałeś więcej niż 10 osób. Innym kryterium jest dochód. Jeżeli nie osiągnąłeś obrotu ze sprzedaży na poziomie 2 milionów euro lub ich równowartości, jesteś mikroprzedsiębiorcą, który bankowego konta firmowego nie musi prowadzić. Charakterystyka mikroprzedsiębiorcy przedstawiona jest w artykule 7 ustawy Prawo Przedsiębiorców:
Art. 7. [Definicje legalne]
1. Użyte w ustawie określenia oznaczają:
Mikroprzedsiębiorca – przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;
Co czego potrzebne jest konto firmowe?
Konto firmowe prowadzone w banku nie jest koniecznością. Nawet jeśli sprzedajesz towary lub jesteś usługodawcą. Wszelkie rozliczenia z klientami, możesz prowadzić gotówkowo. Nawet składki na ubezpieczenie zdrowotne do ZUS-u pomniejszone o ulgę na start, czy rozliczenia z Urzędem Skarbowym możesz opłacać za pomocą przekazu pocztowego. Są jednak sytuacje, w których posiadanie konta bankowego jest konieczne. Przede wszystkim dotyczy to przedsiębiorców, którzy rozliczają się z innymi przedsiębiorcami. Przykładem, gdy wymagane jest prowadzenie konta, jest umowa B2B, czy zakup półproduktów koniecznych do wytworzenia określonego towaru lub usługi. O takiej konieczności mówi artykułem 19 Prawa Przedsiębiorców:
Art. 19. [Obowiązek rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego]
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Pomimo tego, że spełniając powyższe kryteria, masz obowiązek posiadać konto bankowe, nie musi to być konto firmowe. Przepisy polskiego prawa nie nakazują posiadania konta firmowego. Do powyższych czynności możesz używać konta osobistego. Chyba że jesteś płatnikiem VAT, który znajduje się na białej liście podatników VAT. W tym przypadku musisz posiadać firmowy rachunek bankowy. Choć polskie prawo nie nakazuje zakładania konta firmowego i umożliwia rozliczanie z konta osobistego, to banki nie są temu przychylne. Niektóre banki mają w swoich regulaminach zakaz prowadzenia rachunku osobistego w celach związanych z prowadzeniem firmy.
Jak założyć konto firmowe?
Prowadzenie konta firmowego niesie za sobą dodatkowe koszty. Niekiedy bezpłatne są konta osobiste, ale na ogół konta firmowe wymagają comiesięcznej opłaty. Pomimo tego wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą decydują się na konto firmowe. Przeważnie ich główną motywacją jest rozdzielnie pieniędzy pochodzących z działalności z pieniędzmi prywatnymi. Preferują wykonywanie comiesięcznych przelewów na konto osobiste i możliwość przejrzystego sprawdzania salda konta. Często wybierają firmowe konto bankowe w tym samym banku, w którym prowadzą rachunek osobisty. Dzięki temu w razie konieczności nie muszą wykonywać przelewów natychmiastowych, a pieniądze i tak po kilku sekundach zasilają rachunek osobisty.
Jak założyć konto firmowe? Jeśli nie chcesz tracić czasu na wycieczki do banku, konto możesz założyć przez Internet. W tym celu będziesz musiał wybrać ofertę banku, która będzie najlepiej dostosowana do twoich potrzeb i twojej sytuacji. Następnym krokiem jest złożenie wniosku. W formularzu konieczne będzie podanie następujących danych:
- Pełna nazwa firmy,
- Numer NIP,
- Adres siedziby firmy,
- Adres zamieszkania właściciela firmy,
- Rodzaj prowadzonej działalności,
- Kod PKD,
- Data rozpoczęcia prowadzenia działalności.
Nie każdy bank wymaga przedstawienia dokumentu z wpisem do CEIDG. Niektóre banki po otrzymaniu niezbędnych informacji np. numeru NIP, wpis do ewidencji działalności sprawdzają samodzielnie. Z pewnością konieczne będzie potwierdzenie swojej tożsamości i pokazanie dowodu osobistego. Potwierdzenie tożsamości może przebiegać podobnie jak przy kredytach online, gdy konieczne jest wykonanie przelewu weryfikacyjnego. Przelew weryfikacyjny to na ogół przelew na niewielką kwotę np. 1 złoty, dzięki któremu bank będzie w stanie porównać wpisane w formularzu dane z danymi widniejącymi na przelewie. Pamiętaj, że przelew musisz zrobić z osobistego rachunku bankowego. Podpisanie umowy może wymagać od ciebie wizyty w placówce. Niekiedy możliwe jest również z pomocą kuriera, który dostarczy umowę pod wskazany adres.
Gdzie najlepiej założyć konto firmowe?
Praktycznie każdy bank prowadzi konta osobiste i konta firmowe. Wybór zależy jednak od twoich preferencji. Bardzo wiele osób decyduje się na rachunek bankowy w banku, w którym posiadają rachunek osobisty. Innym kryterium przemawiającym za zmianą banku są koszty prowadzenia rachunku – wiele osób wybiera najtańszy bank. Jeszcze inni wolą konto w dużych instytucjach, w których rachunek posiadają ich główni kontrahenci. Dzięki temu przelewy docierają do nich w czasie rzeczywistym, co niekiedy ma ogromne znacznie dla płynności firmy.