Nie trzeba prowadzić własnej firmy, by wiedzieć, jak ważne jest zachowanie płynności finansowej. Każda niezapłacona faktura — nawet ta na niską kwotę, wpływa negatywnie na sytuacje firmy. Zdarza się, że w ciągu jednego miesiąca nawet kilku kontrahentów uchyla się od płatności. Co w takim momencie może zrobić przedsiębiorca? Jak firma może odzyskać należności za wydany towar lub wykonaną usługę? Jeżeli borykasz się z niezapłaconymi fakturami, przeczytaj nasz artykuł do końca. Staramy się przedstawić wszystkie możliwe drogi odzyskania swoich pieniędzy.
Niezapłacona faktura – jak do tego nie dopuścić?
Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wystawił fakturę na dużą, czy małą kwotę za wykonaną usługę lub sprzedany towar należy mu się zapłata. Zdarza się jednak, że kontrahentowi nie spieszy się z zapłatą należności. Jeżeli przedsiębiorca pozyskał nowego klienta, a faktura ma opiewać na dużą kwotę, zawsze przed zawarciem umowy lub wystawieniem faktury warto zweryfikować przedsiębiorcę na białej liście podatników VAT. Na liście tej widnieją bowiem podmioty, które są czynnymi podatnikami VAT lub te, które z podatku są zwolnione. Możliwe jest również sprawdzenie, czy podatnika wykreślono z rejestru i dlaczego – jeśli taka sytuacja miała miejsce. Ponadto można sprawdzić również numer firmowego rachunku podmiotu.
Kolejną rzeczą, którą może zrobić przedsiębiorca, jest sprawdzenie baz dłużników. Istnieją bowiem bazy, w których widnieją podmioty gospodarcze, a także osoby fizyczne, które są zadłużone. Jeżeli kontrahent posiada dług wobec innych podmiotów, jest znacznie większa szansa, że sytuacja się powtórzy i niezapłacona faktura będzie również problemem przedsiębiorcy.
Faktoring to usługa finansowa skierowana do przedsiębiorców. Faktorant, czyli przedsiębiorca sprzedaje swoje faktury firmie faktoringowej (faktorowi), przez co szybciej otrzymuje należne mu pieniądze za swoje usługi, bądź towary. Przy faktoringu pełnym (bez regresu) faktor przyjmuje na siebie ryzyko ściągania należności od opieszałych kontrahentów. Naturalnie usługa ta jest płatna, ale z pewnością wpływa pozytywnie na zachowanie ciągłości finansowej w przedsiębiorstwie. Przedsiębiorca nie musi także zabezpieczać wierzytelności dodatkowymi gwarancjami czy zastawami. Mechanizm zabezpieczania przed nierzetelnymi pożyczkodawcami niekiedy stosowany jest przy pożyczkach dla zadłużonych. Wówczas firma finansowa udziela pożyczek pod weksel.
Gdy przedsiębiorca ma podstawy do wątpliwości co do wiarygodności nowego kontrahenta, warto z takiej transakcji zrezygnować. Czasami warto zdać się na swoją intuicję, aby uniknąć trudności i nierzadko sporych kosztów odzyskania środków z niezapłaconej faktury.
Jeszcze inną formą zapewnienia sobie bezpieczeństwa i stabilności finansowej jest kredyt kupiecki. Z tego rozwiązania warto korzystać jedynie w przypadku, gdy mamy zaufanie do przedsiębiorcy lub współpracujemy z nim od dłuższego czasu. Wiemy wówczas, że zapłatę otrzymamy, lecz termin płatności będzie wydłużony.
Niezapłacona faktura co robić?
Nie da się ukryć, że niezapłacona faktura może być sporym utrudnieniem w prowadzeniu biznesu. Szczególnie, w przypadku, gdy niezapłaconych faktur jest więcej i coraz trudniej o realizację własnych zobowiązań. W pierwszej kolejności, gdy przedsiębiorca zorientuje się, że nie otrzymał należnego przelewu, warto działać delikatnie. Na początku można skontaktować się telefonicznie lub przez e-mail z nabywcą usługi, lub towaru. Zdarza się bowiem, że czasami płatności mogą umknąć. Jeżeli jednak przedsiębiorca nie otrzymał odpowiedzi lub kontrahent usilnie nie odbiera połączeń, warto podjąć kolejne kroki.
Następnym działaniem, które może podjąć przedsiębiorca, jest wysłanie monitu. Monit jest pismem, w którym wierzyciel prosi o uregulowanie zaległej należności. Jest jednym z kroków, które otwierają drogę do tzw. windykacji miękkiej lub polubownej. W monicie warto zawrzeć datę, do której należy dokonać płatności. Na ogół jest to 7 lub 14 dni roboczych. Dzięki temu przedsiębiorca daje szanse dłużnikowi na zdobycie środków. Warto również pamiętać o tym, żeby pismo wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
Zdarza się, że po otrzymanym monicie, dłużnik kontaktuje się z wierzycielem w celu wyjaśnienia sytuacji lub z prośbą o wydłużenie czasu spłaty. Od przedsiębiorcy zależy, jak te ustalania przebiegną.
Jeśli dłużnik się nie odzywa, a wyznaczony termin niezapłaconej faktury minął, czas na przedsądowe wezwanie do zapłaty. Pismo to, jak sama nazwa wskazuje, jest wezwaniem do zapłaty, a nie jak przy monicie prośbą. Sama nazwa przedsądowe wezwanie powinna wzbudzić w dłużniku obawy, że sprawa jego zadłużenia będzie skierowana na drogę sądową. Często wezwanie powoduje, że dłużnik woli wziąć kredyt gotówkowy lub inne zobowiązanie finansowe, byle nie trafić na ławy sądowe.
W przypadku opieszałego kontrahenta warto również skorzystać z ulgi na złe długi. Ulga ta jest przeznaczona dla przedsiębiorców, których wierzytelności nie zostały uregulowane w ciągu 90 dni od terminu płatności na fakturze. Dzięki uldze pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania (PIT i CIT) o kwotę wierzytelności.
Brak efektów – co robić dalej?
Przedsiębiorca skorzystał już z własnych zasobów, wysłał monit z prośbą o płatność, kontaktował się z dłużnikiem telefonicznie, a nawet sporządził przedsądowe wezwanie do zapłaty. Co może zrobić, by odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury?
Jedną z metod na odzyskanie długu jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej. Na pierwszym etapie większość firm windykacyjnych stosuje podobne metody na odzyskanie długu, które stosował wierzyciel. Mimo że zewnętrzna firma wykorzystuje podobne narzędzia, już sama jej obecność w procesie odzyskania długu na ogół skutecznie zachęca dłużnika do wywiązania się z obowiązku zapłaty. Większość windykacji przez profesjonalne podmioty kończy się na etapie windykacji polubownej. Na ogół dłużnik spłaca niezapłaconą fakturę lub dochodzi do ugody pomiędzy stronami.
Jeśli jednak ta metoda nie zadziała, dług można sprzedać. Oczywiście koszty cesji wierzytelności są wyższe, firma skupująca długi ponosi bowiem duże ryzyko.
Przedsiębiorca może również faktycznie skierować sprawę do sądu. Nie każdy dłużnik jest skory do podpisywania ugody. Zdarza się, także, że pomimo jej podpisania nie wywiązuje się z ustaleń. Głównym celem postępowania sądowego jest otrzymanie wyroku lub nakazu zapłaty. Dzięki temu wierzyciel będzie mógł wszcząć postępowanie zabezpieczające, a następnie egzekucji komorniczej. Przed przystąpieniem do wszczęcia postępowania sądowego należy się upewnić, czy dłużnik osiąga dochody lub posiada majątek, z których będzie mógł spłacić zobowiązanie. W przeciwnym razie może się okazać, że to wierzyciel musi ponieść dodatkowe koszty – co najgorsze niemal niemożliwe do odzyskania.
Warto również pamiętać, że przedsiębiorca ma prawo do naliczania ustawowych odsetek za opóźnienia w transakcjach handlowych. Odsetki przysługują po upływie terminu płatności faktury. Obecnie maksymalna stawka odsetek za opóźnienie, na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wynosi do lipca 2024 roku 15,75 procent w skali roku. W związku z tym niezapłacona faktura, szczególnie ta na wysoką kwotę może być mocno odczuwalna.