Kwota słownie wpisana na dokumencie zapobiega między innemu pomyłkom, a także fałszerstwom. Kiedy kwota słownie jest wymagana, a kiedy wpisujemy ją fakultatywnie? Jak prawidłowo zapisać kwotę, aby nie popełnić błędu? Odpowiadamy w poniższym artykule.
Kwota słownie – co właściwie oznacza?
Kwota słownie to sposób zapisu liczby za pomocą słów, np. dwadzieścia dwa złote i pięćdziesiąt groszy. Słowny zapis kwoty jest często używany w transakcjach finansowych, takich jak faktury, umowy, weksle czy czeki. Bardzo często kwotę słownie należy również wpisać na blankiecie na poczcie, gdy dokonujemy płatności. Ma ona na celu zapobieganie pomyłkom, fałszerstwom lub manipulacjom związanym z kwotą cyfrową. Kwota słownie jest również ważna dla osób niedowidzących, słabowidzących lub mających problem z odczytywaniem cyfr.
Aby prawidłowo zapisać kwotę słownie, należy znać zasady pisowni liczb w języku polskim, takie jak odmiana liczebników, łączenie słów, użycie łączników i przecinków. Ponadto należy zwracać uwagę na walutę, w której dokonujemy transakcji i stosować odpowiednie symbole lub skróty. Na przykład, złoty oznaczamy symbolem zł, a euro symbolem € lub skrótem EUR.
Kwota słownie nie jest formą uprzejmości, ale zabezpieczeniem i ułatwieniem dla stron transakcji finansowej. Dzięki niej możemy uniknąć nieporozumień, sporów lub strat związanych z niejasnym, lub nieprawidłowym zapisem kwoty cyfrowej. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w której przez niewyraźny zapis dochodzi do nieporozumień. Przykładowo niestarannie zapisana liczba trzy może być omyłkowo potraktowana jako liczba pięć. Błędy odczyt może być zatem sporym kłopotem.
Jak poprawianie zapisać kwotę słownie?
Kwota słownie to sposób zapisu liczby za pomocą słów, np. dwadzieścia jeden złotych i pięćdziesiąt groszy. Aby poprawnie zapisać kwotę słownie, należy znać i stosować kilka zasad. Oto zasady:
- Odmiany liczebników – liczebniki główne i porządkowe odmieniają się przez przypadki, np. jeden złoty, dwóch złotych, trzeci złoty. Liczebniki zbiorowe i ułamkowe nie odmieniają się, np. dwadzieścia złotych, jedna czwarta złotego.
- Łączenia słów — liczby złożone zapisujemy łącznie, np. dwadzieścia jeden, sto pięćdziesiąt. Liczby z przecinkiem łączymy słowem „i”, np. dwadzieścia jeden i pięćdziesiąt groszy.
- Użycia łączników — łączniki stosujemy między liczebnikami porządkowymi a rzeczownikami, np. pierwszy-złoty, drugi-grosz. Nie stosujemy łączników między liczebnikami głównymi a rzeczownikami, np. dwadzieścia jeden złotych, nie dwadzieścia-jeden-złotych.
- Użycia przecinków – przecinki stosujemy między liczbami z przecinkiem, np. dwadzieścia jeden i pięćdziesiąt groszy, nie dwadzieścia jeden pięćdziesiąt groszy. Nie stosujemy przecinków między liczbami całkowitymi, np. dwadzieścia jeden złotych, nie dwadzieścia jeden, złotych.
- Symboli i skrótów — symbole i skróty walut piszemy po kwocie cyfrowej, np. 21,50 zł, 100 €, 50 USD. Nie piszemy ich po kwocie słownej, piszemy: dwadzieścia jeden złotych, a nie dwadzieścia jeden zł.
Stosując te zasady, możemy poprawnie zapisać kwotę słownie w języku polskim i uniknąć błędów lub niejasności.
Kwota słownie – w jakich dokumentach jej używamy?
Kwoty słownie używamy w dokumentach, które mają charakter prawnofinansowy i wymagają precyzyjnego i jednoznacznego zapisu kwoty do zapłaty. Zapis słowny ma zapobiegać pomyłkom, fałszerstwom lub manipulacjom związanych z zapisem cyfrowym. Niektóre z dokumentów, w których stosuje się kwoty słownie, to:
- Faktury – zgodnie z ustawą o VAT, faktura powinna zawierać kwotę należności ogółem, która może być wyrażona słownie, cyframi lub cyframi i słownie. Kwota słownie nie jest obowiązkowa na fakturze, ale jest zalecana dla zwiększenia bezpieczeństwa i czytelności dokumentu.
- Umowy – umowy cywilnoprawne, takie jak umowy sprzedaży, najmu, pożyczki dla zadłużonych czy darowizny, często zawierają kwoty słownie, aby uniknąć niejasności lub sporów co do wysokości świadczeń stron. Kwoty słownie mogą być również wymagane przez niektóre instytucje, np. banki, urzędy skarbowe czy sądy.
- Czeki – czeki są dokumentami, na podstawie których można żądać wypłaty określonej kwoty z rachunku bankowego. Zgodnie z ustawą o czekach, czek powinien zawierać kwotę do zapłaty wyrażoną słownie i cyframi. Jeżeli występuje rozbieżność między kwotą słowną a cyfrową, obowiązuje kwota słowna.
- Weksle – weksle to dokumenty, na podstawie których można żądać zapłaty określonej kwoty w określonym terminie. Zgodnie z ustawą o wekslu, weksel powinien zawierać kwotę do zapłaty wyrażoną słownie i cyframi. Jeżeli występuje rozbieżność między kwotą słowną a cyfrową, obowiązuje kwota słowna.
W jakim celu kwoty zapisujemy również słownie?
Kwota słownie przeważnie służy bezpieczeństwu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której kupujemy samochód. Umowa kupna-sprzedaży pojazdu zawarta jest pisemnie, ale wpisaliśmy jedynie kwotę liczbowo. Kwota na fakturze wynosi 15 000 złotych. Za pojazd zapłaciliśmy przy podpisaniu umowy gotówką, którą posiadamy z pożyczki online. Po kilku dniach odzywa się do nas sprzedawca samochodu i domaga się kolejnej spłaty. Zmienił bowiem w umowie cyfrę jeden na 4 – z umowy zatem wynika, że powinniśmy zapłacić 45 000 złotych. Oczywiście umowa sporządzona jest w dwóch egzemplarzach, a wartość sprzedawanego samochód jest znacznie niższa niż 45 000 złotych. Nie mamy się czego obawiać. Jednak, gdyby kwota zapisana była słownie, oszust miałby znacznie utrudnione zadanie. Przedstawiona sytuacja jest oczywiście hipotetyczna i raczej nie będzie miała miejsca, ale podobne manipulacje liczbowe niejedną osobę wprowadziło w niemałe kłopoty. To właśnie dlatego, tak ważne jest dodatkowe zabezpieczanie się i wpisywanie kwot słownie.
Obecnie, w dobie cyfryzacji o tego typu oszustwa nieco trudniej. Coraz częściej wszelkie umowy zawieramy przez Internet. Częściej również posługujemy się przelewami niż gotówką. Rzadko kiedy przelew wykonujemy na poczcie, a nawet jeśli – tam zawsze należy wpisać kwotę słownie.
Podsumowanie
Aktualnie w czasach wszechobecnej technologii, kiedy większość zadań możemy wykonać zdalnie – za pomocą Internetu nadal stosuje się zasady sprzed lat. Pomimo tego, że większość przelewów i transakcji zlecamy z poziomu aplikacji banków to na fakturach, czy umowach ciągle wypisujemy kwotę słownie. Dzięki słownemu zapisowi kwoty możemy zniwelować możliwość pomyłki. Choć ustawodawca nie wymaga, aby na fakturach wpisana była kwota słownie, większość przedsiębiorców nadal stosuje kwotę słownie. Dzięki temu możemy uniknąć błędów lub niedomówień.
Obecnie zmienił się także model konsumenta. Teraz coraz bardziej zwracamy uwagę na bezpieczeństwo transakcji czy zakupów. Jeżeli szukamy jakiegoś towaru, sprawdzamy dostawcę, opinie o towarze, uważniej podchodzimy także do zawierania samej transakcji. Coraz częściej korzystamy z alertów BIK, oferowanych przez Biuro Informacji Kredytowej. Wszystko po to, by zwiększyć swoje bezpieczeństwo i by nikt nie wziął za nas pożyczki online. Ponadto banki i dostawcy kart płatniczych oferują usługę chargeback, w której możemy liczyć na zwrot środków przy nienależycie wykonanej transakcji. Chętniej z takiej opcji korzystamy, dbając o swój interes. Wpisywanie kwoty słownie, również należy do działań mających na celu poprawę ochrony naszych interesów.