Akt notarialny jest ważnym rodzajem dokumentu, który niesie za sobą skutki prawne. Jego podpisanie wymaga spełnienia konkretnych wytycznych pod groźbą nieważności. Akt notarialny musi być sporządzony przez notariusza, który pełni rolę niezależnego funkcjonariusza publicznego. Czym dokładnie jest akt notarialny, w jakim przypadku należy go sporządzić? Ile kosztuje i jak długo jest ważny. Na te i inne pytania odpowiadamy w poniższym artykule.
Czym jest akt notarialny i czego dotyczy?
Akt notarialny to urzędowy dokument, który potwierdza dokonanie określonej czynności prawnej, w tym sporządzenie testamentu, sprzedaży nieruchomości, ustanowienia hipoteki, czy postanowienie zwrotu niespłaconej pożyczki dla zadłużonych. Akt notarialny sporządzany jest przez osobę zaufania publicznego, czyli notariusza. Notariusz ma obowiązek zadbać o zgodność aktu z prawem i wolą stron. Warty zapamiętania jest fakt, że akt notarialny ma szczególną moc dowodową. Jest podpisany u notariusza i sygnowany jego pieczęcią w związku z tym, traktowany jest jako wiarygodny i zgodny z prawdą, czy też stanem faktycznym. Po akt notarialny przeważnie sięgamy w przypadku, gdy wymagają tego przepisy prawa lub gdy strony chcą nadać swojej umowie większą siłę prawną. Przykładem może być umowa kupna-sprzedaży pojazdu, której nie trzeba sporządzać w obecności notariusza, jednak są osoby, które na taki krok się decydują. Szczególnie w przypadkach, gdy sprzedawany pojazd jest wysokiej wartości. Przykłady czynności, w których sporządza się akt notarialny:
- Sprzedaż, darowizna, zamiana, dzierżawa, najem nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego,
- Ustanowienie, zmiana lub zniesienie ograniczonych praw rzeczowych, np. hipoteki, służebności, użytkowania, dożywocia,
- Założenie, zamiana lub rozwiązanie spółki cywilnej, spółki handlowej, fundacji lub stowarzyszenia,
- Sporządzenie testamentu, oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, podziału wspólnego majątku małżeńskiego,
- Ustanowienie pełnomocnictwa, reprezentacji, prokury, sporządzenie umowy cywilno-prawnej (umowy o dzieło, zlecenia),
- Sporządzenie protokołu ze zgromadzenia wspólników, walnego zgromadzenia, posiedzenia zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej,
- Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu, kopii z oryginałem, poświadczenie podpisu, daty, treści oświadczenia, faktu lub okoliczności.
Tak jak wspomnieliśmy, akt notarialny może być także sporządzony na żądanie strony, nawet jeśli polskie prawo tego nie wymaga. Przeważnie klienci zwracają się do notariusza o sporządzenie aktu notarialnego w celu zabezpieczenia roszczeń, ustanowienia zastawu, sporządzenia umowy o pracę, umowy przedwstępnej, umowy o zachowek, czy potwierdzenia spłaty długu prywatnego.
Jak wygląda akt notarialny i z jakich elementów się składa?
Akt notarialny ma ściśle określoną formę i zawartość. Regulowane są ustawą Prawo o notariacie z dnia 14 lutego 1991 roku. Prawidłowo sporządzony akt notarialny powinien zawierać następujące elementy:
- Dokładną datę i miejsca sporządzenia aktu. W razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,
- Dane notariusza (imię, nazwisko i siedzibę kancelarii), który sporządza akt. Jeśli jest to zastępca notariusza lub osoba upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – także jej dane,
- Dane stron i innych osób, które biorą udział w akcie tj. imiona, nazwiska, imiona i nazwiska rodziców, miejsce zamieszkania, obywatelstwo, numery PESEL lub dowodów osobistych. Przy spółkach również numery NIP,
- Treść czynności prawnej, którą strony dokonują, np. umowę sprzedaży, darowizny, testament, pełnomocnictwo,
- Oświadczenia stron i innych osób, które biorą udział w akcie, np. oświadczenia o stanie cywilnym, oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, oświadczenia o zgodności z prawdą danych osobowych itd.,
- Oświadczenie notariusza, np. oświadczenie o sprawdzeniu tożsamości stron, oświadczenie o pouczeniu stron o skutkach prawnych czynności, oświadczenie o pobraniu opłat i podatków. A także stwierdzenie, że akt odczytano, przyjęto i podpisano.
- Podpisy stron i osób biorących udział w akcie, jeśli ktoś nie może bądź nie chce podpisać aktu notarialnego, należy wskazać przyczynę i inny sposób zastąpienia podpisu,
- Podpis i pieczęć notariusza.
Akt notarialny sporządza się w trzech egzemplarzach, z których tylko jeden uznawany jest za oryginał. Oryginał aktu notarialnego przechowuje notariusz w kancelarii notarialnej. Po 10 latach przechodzi archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Pozostałe dwa egzemplarze stanowią odpisy i przekazane są stronom zainteresowanym.
Co więcej, od 2018 roku można otrzymać wyciąg z aktu notarialnego w wersji elektronicznej.
Jak długo ważny jest akt notarialny?
Ważność aktu notarialnego zależy od tego, czy czynność, którą akt poświadcza, została dokonana zgodnie z prawem i wolą stron. Jeżeli akt sporządzony jest prawidłowo, to ważny jest od momentu podpisania przez notariusza i stronę zainteresowaną. Jeśli jednak nie został sporządzony zgodnie z prawem lub wolą stron, to akt może być unieważniony przez sąd cywilny na wniosek jednej ze stron. Także osoby trzeciej, która ma w tym interes prawny (akt jej dotyczy). Przyczyn unieważnienia może być co najmniej kilka, mogą nimi być:
- Brak świadomości lub swobody podczas dokonywania czynności prawnej np. z powodu choroby psychicznej, upośledzenia umysłowego, wpływu środków odurzających (narkotyków, alkoholu),
- Błąd, podstęp, groźba lub pozorność oświadczenia woli, gdy np. gdy strona została wprowadzona w błąd co do treści lub skutków czynności. Gdy została zmuszona do podpisania aktu pod groźbą szkody, gdy strona nie miała zamiaru dokonać czynności, a jedynie to udawała,
- Brak lub nieprawidłowe umocnienie pełnomocnika, np. gdy pełnomocnik działał bez pełnomocnictwa lub przekroczył jego zakres.
Unieważnienie aktu notarialnego oznacza, że czynność prawna, którą poświadcza, jest nieważna od początku i nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Unieważnienie aktu notarialnego może wystąpić w każdym czasie, jeśli nie upłynął termin przedawnienia roszczeń związanych z daną czynnością. Termin przedawnienia zależy od rodzaju czynności i może wynosić od 6 miesięcy do 10 lat.
Jednak zgodnie z artykułem 88 par. 2 Kodeksu cywilnego:
Art. 88. [Uchylenie się od skutków prawnych]
1. Uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli, które zostało złożone innej osobie pod wpływem błędu lub groźby, następuje przez oświadczenie złożone tej osobie na piśmie.
2. Uprawnienie do uchylenia się wygasa: w razie błędu — z upływem roku od jego wykrycia, a w razie groźby — z upływem roku od chwili, kiedy stan obawy ustał.
Ile kosztuje sporządzenie aktu notarialnego?
Sporządzenie aktu notarialnego jest czynnością odpłatną. Jego koszt zależy przede wszystkim od wartości transakcji – jeśli mowa o kupnie lub sprzedaży nieruchomości. Koszt określił Minister sprawiedliwości w rozporządzeniu z 2004 roku. W 2023 roku maksymalne stawki taksy notarialnej wynoszą:
- do 3 000 zł – 100 zł
- od 3 000 do 10 000 zł – 100 zł + 3% nadwyżki ponad 3 000 zł
- od 10 000 do 30 000 zł – 310 zł + 2% nadwyżki ponad 10 000 zł
- od 30 000 do 60 000 zł – 710 zł + 1% nadwyżki ponad 30 000 zł
- od 60 000 do 1 000 000 zł – 1 010 zł + 0,4% nadwyżki ponad 60 000 zł
- od 1 000 000 do 2 000 000 zł – 4 770 zł + 0,2% nadwyżki ponad 1 000 000 zł
- powyżej 2 000 000 zł – 6 770 zł + 0,25% nadwyżki ponad 2 000 000 zł
Należy również pamiętać, że oprócz taksy notarialnej do budżetu państwa, notariusz pobiera dodatkowe podatki i opłaty:
- Podatek od czynności cywilnoprawnych,
- Podatek od spadków i darowizn,
- Opłatę sądową.