Nie da się ukryć, że świat wirtualny zrewolucjonizował nasze życie. Obecnie nie tylko wysyłamy maile do znajomych, czy robimy zakupy przez Internet. Coraz więcej spraw urzędowych i administracyjnych załatwiamy bez wychodzenia z domu lub z biura. Aktualnie nawet sprawy sądowe rozgrywają się online. Jeśli faktycznie chcesz załatwiać większość spraw bez konieczności składania wizyty w urzędzie, musisz umożliwić urzędnikom identyfikacje swojej tożsamości. W tym celu możesz posłużyć się np. kontem bankowym. Jednak bez wątpienia podpis kwalifikowany jest tym najszybszym i najbardziej rzetelnym sposobem na identyfikację. Czym jest podpis kwalifikowany i kto może go wyrobić? Jak można uzyskać e-podpis i w jakich sytuacjach może być przydatny? Odpowiadamy.
Czym jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany nazywany jest podpisem elektronicznym lub e-podpisem. To cyfrowa wersja podpisu własnoręcznego. Innymi słowy, ma taką samą wagę jak podpis składany osobiście i własnoręcznie. Jednak podpis kwalifikowany wymaga, abyś przeszedł pewne procedury, które doprowadzą cię do otrzymania certyfikatu. Tylko podpis certyfikowany może być podpisem kwalifikowanym, w przeciwnym razie będzie zwykłym (niekwalifikowanym) podpisem, którego używasz, np. podpisując się pod wysyłanym e-mailem.
Podpis kwalifikowany jest produktem komercyjnym, co oznacza, że możesz go wykorzystać nie tylko do uwierzytelniania dokumentów urzędowych, ale także do podpisywania dokumentów w relacjach biznesowych. Dokumenty urzędowe równie dobrze możesz podpisywać podpisem zaufanym, który przyporządkowany jest do Profilu Zaufanego. Potwierdzenie tożsamości w tym przypadku odbywa się poprzez logowanie do swojego konta bankowego online. Pamiętaj jednak o tym, że z profilu i tym samym podpisu zaufanego możesz korzystać w komunikacji z urzędami np. Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, czy Urzędem Skarbowym. Metoda ta nie sprawdzi się jednak w przypadku dokumentów biznesowych. Przedsiębiorstwa, tak jak i ty nie mają bowiem możliwości uwierzytelniania czy weryfikowania danych pochodzących z profilu zaufanego.
Tak jak wspomnieliśmy powyżej, podpis kwalifikowany wymaga posiadania specjalnego certyfikatu. Certyfikat umożliwia identyfikację osoby, która złożyła podpis na umowie lub innym ważnym dokumencie. Dzięki niemu możliwe jest całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych i konieczności ich skanowania. Co z pewnością przyczyni się do automatyzacji pracy.
Kto może korzystać z podpisu elektronicznego?
Wbrew panującej opinii, podpis kwalifikowany nie jest przeznaczony jedynie dla przedsiębiorców. Z podpisu mogą korzystać wszystkie osoby, które posiadają numer PESEL i mają całkowitą lub częściową zdolność do czynności prawnych. Z pewnością jednak z e-podpisu korzysta mniej osób fizycznych niż osób prowadzących działalność gospodarczą. Szczególnie że przedsiębiorcy mogą podpis elektroniczny wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Osoby fizycznej jednak coraz chętniej korzystają z aplikacji mObywatel, która również w dużym stopniu ułatwia załatwianie spraw urzędowych.
3 sposoby jak uzyskać podpis kwalifikowany
Abyś mógł posługiwać się kwalifikowanym podpisem, w pierwszej kolejności musisz otrzymać certyfikat. Z kolei otrzymanie certyfikatu wiąże się z dokładną weryfikacją tożsamości osoby, która o e-podpis się ubiega. Weryfikacja tożsamości jest niezbędna w wielu przypadkach, a najczęściej można się z nią spotkać, gdy starasz się o przyznanie pożyczki dla zadłużonych, kredytu gotówkowego lub każdego innego zobowiązania finansowego.
Podpis elektroniczny wraz z zestawem możesz kupić u jednego z pięciu polskich certyfikowanych dostawców. Ich spis znajdziesz w rejestrze dostawców kwalifikowanych na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Usługodawcę możesz również wybrać z pozostałej listy usługodawców z Unii Europejskiej.
Do zestawu wlicza się przeważnie specjalną kartę kryptograficzną, na której zapisuje się kwalifikowany certyfikat. Czytnik kart, który musisz podłączyć do swojego komputera, a także specjalne oprogramowanie, które musisz zainstalować na swoim komputerze.
Jak możesz pozyskać podpis kwalifikowany? Masz do wyboru co najmniej 3 opcje:
- Przez Internet – w sklepie zajmującym się sprzedażą m.in. e-podpisów wraz z certyfikatami,
- Poprzez infolinię – dzwoniąc do wybranego punktu,
- Osobiście w sklepie stacjonarnym jednego z 5 certyfikowanych dostawców.
Pamiętaj jednak o tym, że otrzymanie certyfikatu wiąże się z koniecznością podania wszystkich danych i ich weryfikacji. Weryfikacja natomiast następuje w punkcie sprzedaży podpisów kwalifikowanych lub w zależności od firmy może być konieczna wizyta w kancelarii notarialnej, lub wideoweryfikacja z użyciem paszportu. Paszport będzie potrzebny wówczas, gdy wybierzesz dostawcę spoza Polski.
Ile kosztuje e-podpis?
W związku z tym, że e-podpis jest narzędziem komercyjnym i nieobowiązkowym, musisz za niego zapłacić. Cena podpisu kwalifikowanego uzależniona jest od kilku czynników. Do najważniejszych z nich należy okres, na który certyfikat wraz z podpisem jest przyznany. Kolejnym elementem, który ma wpływ na cenę, jest urządzenie do składania podpisu. Może różnić się od modelu i marki. Na wysokość kwoty, którą będziesz musiał zapłacić, wpływ ma również sam dostawca. Od ciebie zależy, czy wybierzesz jednego z rodzimych dostawców, czy wybierzesz firmę spoza Polski.
Na jak długo można wyrobić elektroniczny podpis?
Podpis kwalifikowany jest narzędziem, którego okres trwania możesz wybrać samodzielnie. Na ogół możesz go wyrobić na okres 1 roku, 2 lub nawet 3 lat. Twój wybór uzależniony jest od tego, jak często korzystasz z podpisu i w jaki celu go wyrobiłeś. Jeśli przykładowo powadzisz działalność gospodarczą, ale nie masz pewności, czy z niej nie zrezygnować, podpis możesz opłacić na rok. Po tym czasie z pewnością będziesz mógł przedłużyć umowę z wybranym dostawcą lub z niej zrezygnować bez żadnych konsekwencji.
Do jakich celów można wykorzystać podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany ma bardzo szerokie zastosowanie. Dzięki niemu będziesz mógł kontaktować się i składać dokumenty do urzędów państwowych, a także działań biznesowych. Listę spraw, które można załatwić, posługując się podpisem kwalifikowanym, można znaleźć na rządowej stronie internetowej gov.pl. Oto ta lista:
- Podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik.
- Uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).
- Składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych.
- Podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS.
- Przekazywanie organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
- Rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów.
- Zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.
- Potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej.
- Przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych.
- Przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (w skrócie JEDZ).
- Podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców.
- Zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych.
- Udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych.
- Przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.
Podsumowanie
Podpis kwalifikowany ma bardzo wiele zalet. Dzięki niemu jesteś w stanie wiele spraw załatwić o wiele szybciej i bez konieczności wychodzenia z domu bądź z biura. Co jednocześnie wprowadza spore oszczędności — między innymi część poniesionych kosztów możesz odliczyć. Bez wątpienia jest to rozwiązanie wygodne, a co najważniejsze w pełni bezpieczne. Dzięki ułatwionej weryfikacji będziesz mógł również podpisywać ważne umowy.