Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu bardzo często mylone jest z zaświadczeniem o dochodach. Są to jednak dwa odrębne dokumenty. Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu możemy otrzymać od pracodawcy. Natomiast zaświadczenie o dochodach wystawiane jest przez Urząd Skarbowy. Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zarobkach? Do czego może być potrzebne i jakie zawiera informacje?
Czym dokładnie jest zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu jest dokumentem, który potwierdza nasze zatrudnienie w danym przedsiębiorstwie, a także wysokość naszego wynagrodzenia. Innymi słowy, jest gwarancją, że pracownik ma ustabilizowaną sytuację materialną, a jego dochody są regularne. Informacje te przeważnie wymagane są, gdy staramy się o zobowiązanie finansowe, ale także, gdy staramy się np. o miejsce w przedszkolu dla swojego dziecka, lub podczas sprawy sądowej o alimenty, czy przy rozwodzie. Zaświadczenie to może być również wymagane, gdy zawieramy umowę z operatorem sieci komórkowej. O dostarczenie zaświadczenia mogą być poproszeni, wszyscy dorośli i pracujący członkowie rodziny, którzy starają się o świadczenia socjalne w obrębie jednego gospodarstwa domowego.
>> Zobacz również: Dokumenty, których wymagają banki przy kredycie konsumenckim?
Zaświadczenie o zarobkach – kiedy może być potrzebne?
Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu bardzo często wymagane jest, gdy staram się o kredyt lub pożyczkę. Szczególnie jeśli kwota zobowiązania jest wyższa, a rachunek bankowy prowadzimy w innym banku, niż w tym, w którym staramy się pozyskać szybką gotówkę. Zaświadczenie zawsze wymagane jest przy kredycie hipotecznym. Niekiedy jednak możemy zostać o nie poproszeni, gdy staramy się o kredyt na samochód, kredyt gotówkowy lub pożyczkę na raty. Przy niższych kwotach zobowiązań np. przy chwilówkach na dowód wystarczy wyciąg z rachunku bankowego.
Kto wystawia zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu wystawia pracodawca. Należy podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku wystawienia niniejszego zaświadczenia. Konieczność wystawienia zaświadczenia nie podlega ścisłym regulacjom prawnym i nie jest także ustalone, jak ma wyglądać odpowiedni formularz. Ramy czasowe, w których pracodawca wystawia zaświadczenie, również nie są odgórnie ustalone. Przeważnie jednak pracodawcy wystawiają zaświadczenie niezwłocznie lub do kilku dni od zgłoszenia takiej prośby przez pracownika. Zaświadczenie może wystawić przełożony lub upoważniona do tego osoba, np. kadrowa lub księgowa. Przyjmuje się, że nie wystawienie zaświadczenia o zarobkach przez przełożonego traktowane jest jako działanie na szkodę pracownika.
Jakie informacje należy umieścić w zaświadczeniu?
Niektóre banki lub firmy pożyczkowe, które wymagają zaświadczenia, mają swój indywidualny formularz, który należy przekazać przełożonemu. Niezależnie od tego, czy pracodawca otrzyma formularz od pracownika, czy wystawia je na własnym formularzu, zamiesza w nim mniej więcej te same informacje. Należą do nich:
- Dane osobowe pracownika, dla którego wystawiane jest zaświadczenie, warto by zawierało również numer PESEL, a także numer i serię dowodu osobistego.
- Miejscowość i datę wystawienia dokumentu
- Dane przedsiębiorstwa/firmy, w której zatrudniony jest pracownik. W tym adres siedziby, numer NIP, REGON, pełną nazwę zakładu pracy. Dane kontaktowe — numer telefonu, adres e-mail.
- Informacje na temat zatrudnienia pracownika – w tym rodzaj umowy, na podstawie której jest zatrudniony, okres, na który zatrudniony jest pracownik (często podawana jest data rozpoczęcia pracy). Ponadto bardzo ważna kwestia, czyli zarobki. Pracodawca na ogół umieszcza na zaświadczeniu przeciętną kwotę za ostatnie 3 miesiące pracy. Uwzględnione są również wszystkie premie i nagrody, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, czy odprawa rentowa. W kwocie tej należy również uwzględnić wszelkie dodatki, czy inne świadczenia pieniężne, które wynikają ze stosunku pracy. Możemy się spotkać ze średnią pensją za ostatnie trzy do sześciu miesięcy.
- Jeżeli pensja pracownika zgłaszającego się po zaświadczenie, obciążona jest np. z tytułu egzekucji komorniczych lub pracownik przebywa na okresie wypowiedzenia, informacje te również muszą być zawarte w zaświadczeniu.
Jaka jest różnica pomiędzy zaświadczeniem o dochodach a zaświadczeniem o zarobkach?
Przyjęło się, że zaświadczenie o dochodach jest tożsame z zaświadczeniem o zarobkach. Choć obie nazwy brzmią bardzo podobnie, w rzeczywistości są to dwa różne dokumenty. O zaświadczenie o dochodach staramy się w Urzędzie Skarbowym. Zaświadczenie o zarobkach otrzymujemy od pracodawcy. Zaświadczenie o zarobkach bardzo często konieczne jest, gdy staramy się o kredyt lub pożyczkę. Szczególnie w przypadku, gdy zobowiązanie jest na wyższą kwotę np. przy kredycie gotówkowym.
>> Zobacz również: Czy mam szansę na pożyczkę przy niskiej zdolności kredytowej?
Jak długo ważne jest zaświadczenie o zarobkach?
Aby zaświadczenie było „aktualne” warto o nie poprosić w momencie, gdy zaczynamy starania o kredyt lub pożyczkę. Choć teoretycznie dokument ten może być ważny nawet przez okres trzech miesięcy, to nie zawsze jest wówczas akceptowany. Większość banków lub pozabankowych firm pożyczkowych preferuje, a nawet wymaga zaświadczenia bieżącego, lub z datą wystawienia, która nie przekracza miesiąca.
Musimy pamiętać również o tym, że jeśli jakiś parametr wpisany na zaświadczeniu ulegnie zmianie, np. zmienił się zakres naszych obowiązków i w związku z tym zmniejszyła się liczba godzin pracy, musimy wystąpić z prośbą o wydanie nowego zaświadczenia. Pamiętajmy o tym, że rolą zaświadczenia o zarobkach jest poinformowanie np. pożyczkodawcy o faktycznej sytuacji osoby składającej wniosek o pożyczkę. Jeśli dane uległy zmianie, np. zmniejszyły się nasze dochody, zaświadczenie może zostać uznane za fałszywe.
Czy za wystawienie zaświadczenia musimy płacić?
Zaświadczenie jest dokumentem, za które pracodawca nie powinien pobierać opłat. Jest to przywilej pracownika. Nie jest również ustalona liczba zaświadczeń, o które może prosić pracownik.