W cyfrowym świecie, w którym obecnie żyjemy, dane osobowe stanowią ogromna wartość. Często, aby dokonać jakiegoś zapisu, czy transakcji proszeni jesteśmy o udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Nawet jeżeli szukamy pracy, musimy do CV dołączyć odpowiednią klauzulę. W przeciwnym razie nawet jeśli spełniamy wymagania potencjalnego pracodawcy, ten nie będzie mógł podjąć żadnego działania, by nas zatrudnić, czy nawet się z nami skontaktować. Jeżeli wraziliśmy zgodę na przetwarzanie naszych danych, musimy mieć również prawo na jej wycofanie. Jak to zrobić? Odpowiadamy w artykule.
Czym są dane osobowe?
Aby wyjaśnić, czym jest przetwarzanie danych osobowych, należy wyjaśnić, czym w ogóle są dane osobowe. Odpowiedź znajdziemy w definicji przedstawionej w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), który jest jednym z najważniejszych dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych. Otóż według RODO z 2016 roku dane osobowe to wszelkie informacje, dzięki którym jesteśmy w stanie zidentyfikować daną osobę. Są to zatem:
- Imię i nazwisko,
- Numer identyfikacyjny (nie tylko PESEL),
- Identyfikator internetowy,
- Dane dotyczące lokalizacji,
- A także „jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”.
Za dane osobowe możemy zatem uznać wszystkie informacje, które pomogą zidentyfikować żyjącą osobę fizyczną. Nawet jeśli ktoś używa pseudonimu, to jeżeli można wywnioskować, kto się danym pseudonimem posługuje, to nadal są to dane osobowe.
Co to jest przetwarzanie danych osobowych?
Zgodnie z definicją (art. 4 pkt 2) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) za przetwarzanie danych osobowych możemy uznać:
„Operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych”.
Jak możemy zauważyć, za przetwarzanie możemy uznać szereg procesów i czynności, które mają miejsce na danych osobowych. Nawet ich przechowywanie, czy przeglądanie uznawane jest za przetwarzanie. Co więcej, dotyczy to zarówno danych zapisanych w formie papierowej, jak i utrwalonych w formie elektronicznej, wizyjnej, dźwiękowej. Dlatego też przy bardzo wielu czynnościach jesteśmy proszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Co ważne niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych może być równoznaczne z zakończeniem, czy też niemożnością przejścia pewnych procesów.
Doskonałym przykładem może być udzielenie jakiejkolwiek pożyczki lub kredytu. Jeżeli potencjalny klient nie wyrazi zgody na przetwarzanie danych osobowych przy staraniach o pożyczkę na dowód osobisty, firma pożyczkowa nie będzie mogła mu jej udzielić. Wynika to bowiem z braku zezwolenia na operowanie danymi wnioskodawcy. Do przetwarzania danych osobowych dochodzi nawet wówczas, gdy robimy płatność za zakupy online. Płacąc kartą, musimy np. podać imię i nazwisko, numer karty czy też adres rozliczeniowy. Bez wyrażenia zgody, nie będziemy mogli doprowadzić transakcji zakupowej do końca.
Na administratorach danych osobowych spoczywa także odpowiedzialność za bezpieczeństwo przechowywanych czy przetwarzanych danych. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której dane osobowe np. firmy telekomunikacyjnej zostaną przejęte przez osobę trzecią. Co więcej, dotyczy to również jednoosobowych działalności gospodarczych.
Kiedy możliwe jest przetwarzanie danych osobowych?
Przetwarzanie danych osobowych możliwe jest wówczas, gdy dana osoba wyraziła na nie zgodę. Ale czy tylko wówczas? W jakich sytuacjach jeszcze? Szczegóły możemy znaleźć w artykule 6 rozporządzenia o RODO. Rozporządzenie mówi zatem o możliwości przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy – tak jak wspomnieliśmy o umowie pożyczki czy kredytu konsumenckiego. Ale także między innymi, gdy na administratorze danych ciążą obowiązki prawne, przetwarzanie jest niezbędne do ochrony interesów danej osoby, czy do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
Jak wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Czy można wycofać zgodę na przetwarzanie danych? Tak, jak najbardziej można i powinno być równie łatwe, jak jej udzielenie. Nie może także wiązać się z utrudnieniami czy kosztami. Co więcej, zgodę można wycofać w dowolnym momencie, jednak należy pamiętać o tym, że wycofanie zgody nie działa wstecz. Na administratorze ciąży także obowiązek poinformowania osoby, której dane są lub będą przetwarzane, w jaki sposób i w jakim trybie zgoda może być wycofana. Niezgodne z rozporządzeniem jest umożliwienie wyrażenia zgody jednym kliknięciem np. na stronie internetowej, gdy jej cofnięcie wymaga złożenia pisemnego oświadczenia.
Bardzo istotne jest także, fakt, że w niektórych sytuacjach pomimo wycofania zgody dane nadal mogą być przetwarzane. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w której strona umowy będąca jednocześnie administratorem danych będzie dochodziła roszczeń z tytułu zawartej wcześniej umowy. Jeżeli zawarliśmy umowę ze sklepem na zakupy na raty i w trakcie trwania umowy wycofaliśmy zgodę na wykorzystywanie danych osobowych i zaprzestaliśmy spłacać rat, sklep nadal będzie mógł przetwarzać dane osobowe kupującego. Podobnie sytuacja wygląda, gdy zawarliśmy umowę z podmiotem i zgodę wycofaliśmy po jej zawarciu, ale w trakcie jej realizacja. Wycofanie zgody będzie zatem skuteczne, gdy umowa dobiegnie końca.
Jednak należy pamiętać, że pomimo wycofania zgody możliwe będzie wykonywanie czynności związanych jedynie w minimalnym zakresie. Przypuśćmy, że zawarliśmy umowę z firmą telekomunikacyjną. Wycofujemy zgodę na przetwarzanie danych, co oznacza, że firma telekomunikacyjna przetwarza dane tylko związane z wykupioną usługą. Nie może np. przekazywać naszych danych innym podmiotom lub wysyłać nam reklam. W tym przypadku musimy wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Przetwarzanie danych osobowych będzie zatem dotyczyło jedynie wykupionej usługi np. na dostęp do Internetu.
Jak cofnąć zgodę na e-mail lub SMS?
Niemal każdy z nas spotkał się z uciążliwymi telefonami od marketerów, czy wiadomościach e-mail z ofertami. Zarówno możliwość wykonania do nas połączeń, czy wysyłania wiadomości, jak i newsletterów można usunąć. Ponadto usunięcie zgody na wysyłanie wiadomości e-mail, SMS, czy kontakty telefoniczne powinno być szybkie i bezproblemowe. Wycofać zgodę możemy zarówno ustnie, jak i pisemnie. W przypadku wiadomości e-mail z ofertą handlową przeważnie na dole wiadomości jest odnośnik pozwalający na wypisanie z listy mailingowej. Na ogół brzmi „anuluj subskrypcje”. Po kliknięciu linku zostaniemy przeniesieni do wiadomości, w jakim zakresie chcemy wycofać zgodę na wysyłanie wiadomości. Po ich zaznaczeniu powinniśmy otrzymać informację o usunięciu danych z listy mailingowej. Jeżeli takie działania nie przyniosą pożądanego rezultatu, możemy wysłać e-mail do administratora danych. W takiej wiadomości należy napisać, że wycofuje się zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Taka wiadomość powinna przynieść pożądane rezultaty.