Koszty uzyskania przychodu to jedna z podstawowych kategorii podatkowych, która wpływa na wysokość naszych dochodów i podatku dochodowego od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia. Każdy z nas może mieć różne źródło bądź źródła dochodu. Część osób pracuje na umowę o pracę, część prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, albo sprzedaje nieruchomości. W zależności od źródła przychodów, koszty jego uzyskania mogą być określane na różne sposoby. W tym artykule opiszemy, czym dokładnie są koszty uzyskania przychodu, jakie koszty się do nich zaliczają i jak je obliczyć.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które ponosimy w związku z osiąganiem przychodów z równych źródeł. Do źródeł tych należy stosunek pracy, jednoosobowa działalność gospodarcza, prawa autorskie, sprzedaż i najem nieruchomości i inne. Koszty uzyskania przychodu wpływają na wysokość naszego dochodu i wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych. Koszty te pomniejszają podstawę opodatkowania. Bardzo ważne jest to, że koszty uzyskania przychodu definiują różnicę pomiędzy dochodem a przychodem. Wynika to bowiem z prostej relacji:
Dochód = przychód – koszty uzyskania przychodu
Definicję kosztów uzyskania przychodu możemy znaleźć w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Art. 22. [Koszty uzyskania przychodów]
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Należy jednak zaznaczyć, że nie wszystkie koszty pozwalają na odliczenie. Lista kosztów niewliczających się do kosztów uzyskania przychodu jest dość długa, dlatego wymienimy jedynie kilka z nich:
- Koszty osobiste, w tym wszelkie wydatki związane z życiem prywatnym, takie jak zakupy ubrań, wyjścia do restauracji. Także opłaty za ubezpieczenie prywatne, czy ubezpieczenie OC nie mogą być uwzględnione w tych kosztach.
- Wydatki na prywatne nieruchomości, a w nich koszty związane z utrzymaniem domu lub mieszkania. W tym czynsz, spłata kredytu hipotecznego, czy kredytu konsumenckiego. Koszty remontu, czy opłaty za media również nie mogą być uwzględnione.
- Koszty rozrywki i rekreacji. Do tych wydatków należy wliczyć wydatki związane z wyjazdami wakacyjnymi, biletami na koncerty. Także opłatami za basen, zajęcia fitness.
- Wydatki związane z samochodem prywatnym. Nie rozliczymy zatem kosztów paliwa, naprawy, czy opłat parkingowych.
- Koszty związane z zakupem prezentów i upominków dla rodziny, przyjaciół.
- Wydatki związane z edukacją dzieci, w tym z nauką w prywatnej szkole, zajęciach dodatkowych, korepetycjach.
Co zatem możemy wliczyć w koszty uzyskania przychodu? Na to pytanie odpowiedź znajdziesz w następnym punkcie.
Co wchodzi w koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu stanowią ważny element wyniku finansowego. Określają bowiem wszystkie wydatki, które zarówno osoba fizyczna, jak i prawna ponosi w ciągu roku, aby świadczyć swoją pracę, świadczyć swoje usługi lub prowadzić działalność gospodarczą. Koszty te można odliczyć od uzyskanego przychodu i na tej podstawie wyznaczyć wysokość osiągniętego dochodu, który należy zgłosić do Urzędu Skarbowego. Koszty uzyskania są bardzo rozbudowaną grupą. Uzależnione są od rodzaju działalności zawodowej. Co więcej, lista kosztów uzyskania przychodu możliwych do rozliczenia nie jest oczywista. Zależy od rodzaju wykonywanej działalności.
Za przykład może nam posłużyć połączenie kosztów mieszkaniowych przy działalności gospodarczej. Do kosztów uzyskania przychodów związanych z wykonywaniem działalności może doliczyć koszty za mieszkanie osoba, która swoje usługi świadczy z domu. Może być nim informatyk, księgowa, czy grafik. Natomiast budowlaniec, czy kierowca nie może swojego lokum uznać za główne miejsce wykonywania działalności. Fakt ten należy zaznaczyć we wniosku do CEIDG. Miejsce zamieszkania jest wówczas miejscem wykonywania działalności.
Poniżej bardzo ogólnie przedstawiamy listę kosztów, pozwalających na zwrot lub odliczenie.
- Koszty związane z pracą na etacie – każdy pracownik może odliczyć od swojego dochodu wydatki, które ponosi w celu wykonywania swojej pracy. Ogólnie przyjęto, że każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę może miesięcznie odliczyć 250 złotych, czyli nie więcej niż 3 000 złotych rocznie. Innymi słowy, koszty te zostały zryczałtowane (ustalone odgórnie).
- W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej odliczyć można koszty związane z zakupem towarów i materiałów do wykonywania swojej pracy. Wydatki na stronę internetową, pieczątkę firmową, wyposażenie i utrzymanie lokalu (czynsz, media), telefon, usługi księgowe, opłaty bankowe, wyposażenie biura i sprzęt komputerowy, leasing za samochód, paliwo, czy koszty związane z amortyzacją.
- Przy umowach cywilno-prawnych w tym umowie o dzieło i umowie zleceniu również można zastosować koszty uzyskania przychodu. Pomniejszają podstawę opodatkowania o 20 lub 50 procent kosztów uzyskania przychodu. Ich wysokość uzależniana jest tytułu wykonywania zlecenia.
Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?
Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę nie mogą odliczyć faktycznie poniesionych kosztów. Koszty te, tak jak wspomnieliśmy, ustalone są odgórnie. Wynoszą 250 złotych miesięcznie (łącznie nie więcej niż 3000 złotych rocznie), jeżeli podatnik otrzymuje przychody z jednego: stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.
W momencie, gdy podatnik uszykuje dochód z co najmniej dwóch, źródeł koszty uzyskania przychodu nie mogą rocznie przekroczyć 4 500 złotych.
Koszty uzyskania przychodu mogą podwyższyć osoby, które mieszkają poza miejscowością, w której pracują. Można tego dokonać na dwa sposoby. Pierwszy dotyczy podwyższenia kosztów uzyskania przychodu o 50 złotych miesięcznie (3 600 złotych rocznie), jeśli pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. W tym przypadku są to koszty zryczałtowane. Jeśli podatnik chce rozliczyć faktycznie poniesione koszty, konieczne jest ich udokumentowanie imiennymi biletami okresowymi np. bilet miesięczny za przejazd PKP.
W przypadku posiadania kilku umów i wykonywania stosunku pracy poza miejscowością zamieszkania, roczne koszty nie mogą przekraczać 5 400 złotych. Podatnik również nie może uzyskiwać dodatku za rozłąkę.
Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilno-prawnych mogą również odliczyć koszty uzyskaniu przychodu. O czym mówi art. 22 ust. 9 ustawy o Podatku dochodowym od osób fizycznych. Odliczenie 50 procent kosztów jest możliwe jedynie przy:
- działalności twórczej (architektura, literatura, wzornictwo przemysłowe, gry komputerowe, dziennikarstwo itd.),
- działalności artystycznej (aktorstwo, taniec, dyrygentura, wokalistyka, instrumentalistyka),
- produkcji audiowizualnej, audialnej itd.,
- działalności muzealniczej, konserwatorskiej, badawczo-rozwojowej, naukowej itd.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą wszystko poniesione koszty muszą dokładnie udokumentować. W tym celu niezbędne są faktury, faktury VAT, rachunki, dokumenty celne. A także inne wiarygodne dowody stwierdzające fakt przeprowadzenia transakcji lub operacji gospodarczej.
Podsumowanie
Koszty uzyskania przychodu mogą poprawić naszą sytuację finansową i wnieść dodatkową kwotę do budżetu domowego. Jednak ich obliczenie w niektórych przypadkach jest dość skomplikowane – szczególnie przy umowach cywilno-prawnych. W tym przypadku warto skorzystać z pomocy wykwalifikowanej pomocy księgowej. Podatek dochodowy jest jednym z istotniejszych źródeł zasilania budżetu państwa.